신고한 인건비와 통장에서 나간 돈, 매달 맞춰 보는 법

정규 직원 몇 명의 월급은 금액과 날짜가 일정해서 틀릴 일이 적습니다. 어긋나는 쪽은 날마다, 건마다 돈이 나가는 인건비입니다. 행사 보조 인력, 주말 아르바이트, 건별로 일하는 강사나 디자이너처럼 지급 건수가 많고 사람이 자주 바뀌면, 통장에서 나간 돈과 세무서에 신고한 금액이 조금씩 달라집니다.

무엇을 언제 신고하나

회사가 사람에게 돈을 주면 세금을 떼어(원천징수) 대신 내고, 누구에게 얼마를 줬는지 국세청에 알립니다. 자주 쓰는 두 가지 소득만 보면 다음과 같습니다.

요건을 갖춰 원천세를 반기별로 내는 사업장은 납부 기한이 반기 마지막 달의 다음 달 10일이지만, 위 명세서는 매달 냅니다. 기준은 일한 달이 아니라 지급한 날입니다. 3월에 일한 인건비를 4월에 줬다면 4월 지급분으로 신고합니다.

어긋나는 흔한 이유

• 지급했는데 명단에서 빠짐: 급하게 추가로 부른 인력, 다음 날로 미뤄 준 돈이 명단에 올라가지 않습니다.
• 명단에는 있는데 통장에 없음: 다른 계좌나 대표 개인 계좌에서 보냈거나 현금으로 줬습니다.
• 금액 기준이 다름: 신고는 세금을 떼기 전 금액, 통장은 세금을 뗀 뒤 실제로 보낸 금액입니다. 틀린 것이 아니라 기준이 다른 것이라, 두 금액을 함께 적어 두지 않으면 매번 헷갈립니다.
• 지급 월이 다름: 말일에 일한 몫을 다음 달 초에 주면 명단의 달과 통장의 달이 갈립니다.
• 소득 구분이 섞임: 같은 사람을 어떤 달은 일용직으로, 어떤 달은 3.3%로 처리합니다.

매달 맞춰 보는 순서

1. 지급 명단을 한 표로 모읍니다. 사람마다 지급일, 세전 금액, 뗀 세금, 실제 보낸 금액, 지급 방법(어느 계좌·현금)을 적습니다.
2. 돈이 나간 곳을 모두 모읍니다. 사업용 통장뿐 아니라 인건비를 보낸 적이 있는 다른 계좌와 현금 지급 기록까지 모읍니다.
3. 실제 보낸 금액으로 한 줄씩 맞춥니다. 이름과 날짜, 금액이 같은 건을 지워 나갑니다.
4. 남은 건을 두 목록으로 나눕니다. '명단에만 있는 건'은 어떻게 지급했는지 증빙을 찾고, '통장에만 있는 건'은 누구에게 왜 줬는지 확인해 명단에 넣습니다. 인건비가 아닌 출금이 섞여 있을 수도 있습니다.
5. 확정한 명단으로 신고합니다. 원천세 신고(다음 달 10일)와 명세서 제출(다음 달 말일) 전에 끝내면, 담당 세무사 사무실에도 한 번에 정리된 자료를 넘길 수 있습니다.

현금으로 줬다면 받은 사람의 이름과 연락처, 금액, 날짜, 서명이 있는 수령 확인서 같은 자료를 남겨 두세요. 가장 확실한 근거는 계좌이체 기록입니다.

기한을 넘기거나 틀리게 냈다면

일용근로소득 지급명세서나 간이지급명세서를 내지 않으면 내지 않은 지급액의 0.25%가 가산세로 붙고, 기한이 지난 뒤 1개월 안에 내면 0.125%로 줄어듭니다. 낸 명세서가 불분명하거나 사실과 다른 부분도 그 금액의 0.25%가 가산세 대상입니다(개인사업자는 소득세법, 법인은 법인세법에 같은 비율이 있습니다). 가산세 자체보다 신경 써야 할 점은, 장부의 인건비와 신고가 어긋난 채로 쌓이면 나중에 실제 지급 여부를 하나하나 설명해야 한다는 점입니다. 뒤늦게 차이를 찾았다면 어느 달 신고를 어떻게 고칠지 담당 세무사와 상의하세요.

일용근로자로 볼까, 사업소득자로 볼까

3.3%로 처리하면 절차가 간단해 보이지만, 부르는 이름이나 계약서 형식으로 정해지는 문제가 아닙니다. 근로기준법상 근로자인지는 실제로 어떻게 일했는지로 판단하고, 다음과 같은 점을 봅니다.

• 업무 내용을 회사가 정하고, 일하는 과정에서 구체적으로 지시·감독하는가
• 근무 시간과 장소를 회사가 정하고 지키게 하는가
• 일에 쓰는 도구나 재료를 회사가 대는가, 본인이 다른 사람을 대신 보낼 수 있는가
• 보수가 일의 결과가 아니라 일한 날·시간에 따라 정해지는가

이런 성격이 강하면 근로자로 볼 가능성이 커지고, 그러면 최저임금, 요건을 갖춘 경우의 퇴직급여, 4대보험 같은 근로자 관련 의무가 뒤따를 수 있습니다. 판단이 애매한 인력은 처음 쓰기 전에 담당 노무사·세무사와 분류 기준을 정해 두고, 한 번 정한 기준은 매달 같게 적용하세요.