경리 업무를 외부에 맡길 때 시작부터 끝까지 확인할 것

외부에 경리 업무를 맡기는 방식은 곳마다 이름도, 포함된 일도 다릅니다. 요금만 나란히 놓으면 무엇이 빠졌는지 보이지 않습니다. 아래 순서대로 확인하면 여러 곳의 제안을 같은 기준으로 비교할 수 있습니다.

맡기기 전: 회사에 남길 일부터 정합니다

외부에 맡겨도 거래를 직접 겪은 사람은 회사 안에 있습니다. 누가 어떤 목적으로 돈을 썼는지, 거래처와 어떤 조건으로 합의했는지는 회사가 알려 주지 않으면 외부에서 알 수 없습니다. 먼저 일을 세 갈래로 나눠 적어 보세요.

세 번째 줄은 「세무사법」이 세무대리로 정한 일로, 등록한 세무사 등만 할 수 있습니다. 경리 업무를 맡을 곳이 이 일까지 한다고 안내한다면 누가 어떤 자격으로 하는지 확인하세요. 세무 업무와 경리 업무를 한곳에 맡기든 나눠 맡기든, 자료가 어떤 경로로 언제 넘어가는지, 매달 정리한 숫자와 신고 숫자를 누가 맞춰 보는지도 함께 정합니다.

회사 쪽 연락 창구도 한 명 정해 둡니다. 외부 담당자가 필요한 자료를 그 사람에게 바로 요청할 수 있으면 대표가 중간에서 말을 옮기지 않아도 됩니다.

계약할 때: 문서로 받아 둘 것

• 업무 목록: 기본 요금에 들어가는 일과 따로 청구하는 일을 항목별로 적습니다.
• 요금이 바뀌는 기준: 거래 건수, 직원 수, 매출이 늘 때 요금이 어떻게 달라지는지, 급한 처리나 추가 보고서는 얼마인지
• 실제 담당자: 우리 회사를 맡을 사람과 그 사람의 경리·회계 실무 경력, 결과물을 다른 사람이 검토하는지 여부
• 계약 기간과 해지: 최소 기간이 있는지, 해지하려면 언제까지 알려야 하는지
• 자료의 소유와 반환: 장부와 증거서류를 작성해 갖춰 두고 원칙적으로 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존할 의무는 납세자인 회사에 있습니다. 원본을 어디에 두는지, 계약이 끝나면 어떤 형태로 돌려받는지 적어 둡니다.

급여 업무를 맡기면 직원의 주민등록번호, 계좌번호, 급여 같은 개인정보가 외부로 넘어갑니다. 개인정보 처리 업무를 위탁하는 것이므로 「개인정보 보호법」에 따라 다음을 챙깁니다.

• 위탁 목적 외 처리 금지, 기술적·관리적 보호조치 등을 담은 문서로 위탁합니다.
• 위탁하는 업무의 내용과 받는 곳을 정보주체(직원)가 쉽게 확인할 수 있게 공개합니다.
• 받는 곳이 개인정보를 안전하게 처리하는지 교육하고 감독합니다.
• 받는 곳이 다시 다른 곳에 맡기려면 회사의 동의를 받도록 합니다.

매달 운영할 때: 확인 주기와 보고를 정합니다

• 우리 회사 통장·카드·증빙을 매일, 매주, 매달 가운데 어떤 주기로 확인하나요?
• 급한 요청은 어떤 방법으로 하고, 보통 언제까지 처리되나요?
• 매달 보고는 며칠에, 어떤 형태로 받나요? 용도를 모르는 거래는 어떻게 물어 오나요?
• 이체처럼 대표 승인이 필요한 일은 어떤 절차로 처리하나요?

답을 들었다면 첫 두세 달은 약속한 날짜에 보고가 오는지, 보고서의 통장 잔액이 은행에서 직접 조회한 잔액과 같은지를 대표가 확인해 보세요. 운영이 약속대로 되는지 가장 빨리 알 수 있는 방법입니다.

사람이 바뀌거나 계약이 끝날 때

• 담당자가 바뀌면 어떤 자료와 기록을 넘기고, 새 담당자는 언제부터 일을 맡나요?
• 업무 기록이 담당자 개인 파일이 아니라 어디에 남나요?
• 계약을 끝내면 장부, 증빙, 작업 파일, 미처리 목록을 언제까지 어떤 형태로 넘겨주나요?

이 질문에 대한 답이 계약서나 부속 문서에 들어가 있으면, 나중에 다른 곳으로 옮기거나 직원을 채용할 때도 공백이 줄어듭니다.

여러 곳의 답을 비교할 때

요금을 보기 전에 답의 모양을 먼저 비교합니다. 확인 요일과 보고 형태처럼 운영을 숫자와 날짜로 설명하는지, 맡지 않는 일을 처음부터 밝히는지, 위의 내용을 문서로 약속하는지가 기준입니다. 같은 요금이라도 이 세 가지가 분명한 쪽이 비교하기도, 관리하기도 쉽습니다.