대표는 회계를 어디까지 알아야 할까요?

회계를 제대로 알아야겠다고 교재부터 펼치면 금방 지칩니다. 대표에게 필요한 회계는 시험 과목이 아니라 판단 도구입니다. 매달 결산 자료를 받았을 때 아래 네 가지 질문에 답할 수 있으면 충분합니다.

얼마를 벌고, 얼마를 남겼나

손익계산서는 한 달이나 1년처럼 정해진 기간의 매출과 비용, 그 차이인 이익을 보여 줍니다. 숫자 하나하나를 외우기보다 흐름을 보세요.

• 매출이 지난달, 작년 같은 달과 비교해 어떻게 움직였나요?
• 매출에서 원가를 뺀 이익(매출총이익)의 비율이 유지되고 있나요?
• 인건비·임차료처럼 매달 나가는 비용이 매출에 비해 늘고 있지는 않나요?
• 처음 보는 항목이나 갑자기 커진 비용이 있나요?

설명하기 어려운 숫자가 보이면, 그 항목이 어떤 거래로 만들어졌는지부터 물어보면 됩니다.

받을 돈과 줄 돈은 얼마나 남았나

재무상태표는 특정한 날을 기준으로 회사가 가진 것(자산)과 갚아야 할 것(부채), 그 차이(자본)를 보여 줍니다. 대표가 특히 챙겨 볼 곳은 받을 돈과 줄 돈입니다.

• 받을 돈(외상매출금·미수금): 거래처별로 얼마가, 언제부터 남아 있는지 봅니다. 약속한 날이 한참 지난 금액은 따로 회수 계획을 세웁니다.
• 줄 돈(외상매입금·미지급금, 카드 대금, 내야 할 세금): 지급일이 한 달에 몰리지 않는지 봅니다.
• 가지급금: 돈은 나갔지만 용도나 금액이 아직 확정되지 않아 임시로 적어 둔 항목입니다. 잔액이 계속 늘고 있다면 원인을 확인해 정리합니다.

앞으로 나갈 돈을 감당할 수 있나

이익이 났다고 통장에 그만큼 돈이 있는 것은 아닙니다. 매출을 올렸어도 대금을 아직 받지 못했거나 비용을 먼저 치렀다면, 통장은 오히려 줄어들 수 있습니다.

그래서 이익과 따로, 앞으로 1~3개월 동안 들어올 돈과 나갈 돈을 한 장으로 정리해 두면 좋습니다. 양식은 단순해도 됩니다.

세금은 신고하는 달에 한꺼번에 나갑니다. 특히 부가가치세는 매출 때 함께 받은 세금에서 매입 때 낸 세금을 빼고 내는 구조라, 매출이 생길 때마다 그 몫을 따로 떼어 두면 신고 달에 당황하지 않습니다.

이 숫자가 실제 거래와 맞나

재무제표는 장부에 기록된 거래를 모아 만든 결과입니다. 장부에 들어간 거래가 빠지거나 틀리면 결과도 틀립니다. 모든 거래를 대표가 볼 수는 없으니, 확인할 곳을 정해 두세요.

회사가 돈을 쓸 때 받아 두도록 법에서 정한 증빙으로는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표(직불카드 등 포함), 현금영수증이 있습니다. 이런 증빙을 받기 어려운 거래라면 계약서, 이체 기록처럼 거래가 실제로 있었다는 것을 보여 줄 자료를 함께 남겨 두세요.

세무사 사무실과는 어떻게 나누면 될까

세무사 사무실은 회사가 넘긴 자료와 국세청에 모이는 자료를 바탕으로 장부를 정리하고, 신고와 세무 판단을 맡습니다. 다만 어떤 거래가 실제로 있었는지, 어떤 출금이 무슨 용도였는지는 회사 안에서 가장 먼저 압니다. 회사의 몫은 거래 자료를 제때 넘기고, 받은 결산 자료를 위의 네 가지 질문으로 확인하는 것입니다.

네 가지 모두 한 번에 완벽하게 챙길 필요는 없습니다. 이번 달에는 받을 돈 목록 하나부터 거래처별로 맞춰 보는 것으로 시작해도 충분합니다.