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근로기준법은 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있고, 어기면 500만 원 이하의 과태료 대상입니다. 이 서류들은 어떤 조건으로 채용했는지, 임금을 약속대로 계산해 줬는지를 회사가 보여 줄 수 있는 기록이기도 합니다. 임금을 청구할 수 있는 권리의 소멸시효도 3년입니다.
3년간 보존할 서류와 기간을 세는 시작점
3년은 서류마다 법이 정한 날부터 세며, 입사한 날은 기준이 되지 않습니다. 예를 들어 근로계약서는 근로관계가 끝난 날이 기준이어서, 몇 년 전에 쓴 계약서라도 퇴직일로부터 3년이 지나야 보존 의무가 끝납니다.
| 서류 | 3년을 세기 시작하는 날 |
|---|---|
| 근로자 명부 | 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 |
| 근로계약서 | 근로관계가 끝난 날 |
| 임금대장 | 마지막으로 써 넣은 날 |
| 고용·해고·퇴직에 관한 서류 | 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 |
| 탄력적·선택적 근로시간제 등의 서면 합의 서류 | 서면 합의한 날 |
| 18세 미만 근로자의 연령 증명서와 친권자(후견인) 동의서 | 18세가 되는 날. 그 전에 해고·퇴직·사망하면 그날 |
| 임금의 결정·지급방법과 계산 기초에 관한 서류, 승급·감급 서류, 휴가 서류 | 그 서류가 완결한 날 |
사업장별로 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무, 고용 또는 고용 갱신 연월일과 계약 기간, 해고·퇴직·사망 연월일과 사유 등을 적는 장부입니다. 적은 사항이 바뀌면 지체 없이 고쳐야 합니다. 사용 기간이 30일 미만인 일용근로자는 작성하지 않을 수 있습니다.
2019년에 입사해 2026년 9월 30일에 퇴직한 직원이 있고, 마지막 급여를 10월 10일에 지급하면서 임금대장에 적었다고 가정합니다. 날짜 계산은 단순하게 연 단위로만 봅니다.
- 근로자 명부와 근로계약서: 퇴직한 2026년 9월 말부터 3년, 곧 2029년 9월 말 무렵까지
- 임금대장: 마지막으로 적은 2026년 10월부터 3년, 곧 2029년 10월 무렵까지
- 재직 중이던 2021년에 처리가 끝난 휴가 서류: 완결한 날부터 3년이 지나 근로기준법상 보존 기간은 이미 끝났습니다. 다른 법령에 걸리는지 확인한 뒤 정리합니다.
세법상 보존 기간도 함께 봅니다
급여 지급 기록은 인건비를 비용으로 처리하고 소득세를 원천징수한 근거이기도 합니다. 국세기본법은 장부와 증거서류를 그 거래가 속한 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래는 7년간) 보존하도록 정하고 있습니다. 근로기준법의 3년과 세는 방식이 다르므로, 임금대장처럼 두 법에 모두 걸리는 자료는 더 늦게 끝나는 쪽에 맞춰 보관 기한을 정해 두면 됩니다. 서류별 구체적인 기한은 담당 세무사와 확인하세요.
채용 과정에서 받지 말아야 할 정보
상시 30명 이상 사업장의 채용에는 「채용절차의 공정화에 관한 법률」(채용절차법)이 적용됩니다. 이 법은 직무 수행에 필요하지 않은 다음 정보를 이력서 같은 기초심사자료에 적게 하거나 증명 자료로 받는 것을 금지하고, 어기면 500만 원 이하의 과태료를 부과합니다.
- 구직자 본인의 용모·키·체중 등 신체적 조건
- 구직자 본인의 출신 지역·혼인 여부·재산
- 구직자의 직계 존비속과 형제자매의 학력·직업·재산
30명 미만 사업장은 이 법의 적용 대상이 아니지만, 개인정보 보호법은 수집 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 모으도록 정하고 있습니다. 채용 단계에서는 직무를 판단하는 데 필요한 정보만 받는 것이 기본입니다.
입사 뒤에 받는 주민등록표 등본이나 통장 사본은 4대보험 신고, 피부양자 확인, 급여 이체에 쓰는 자료로, 근로기준법이 보존을 정한 서류 목록에는 들어 있지 않습니다. 쓰임새가 끝난 뒤에도 계속 쌓아 두지 말고, 다른 법령에 보존 의무가 없는지 확인한 뒤 정리합니다.
떨어진 지원자의 서류
채용절차법이 적용되는 상시 30명 이상 사업장은 채용서류를 돌려주는 절차를 지켜야 합니다. 최종 합격자는 반환 청구 대상이 아닙니다.
| 단계 | 회사가 할 일 |
|---|---|
| 채용 여부 확정 전 | 반환 청구 기간과 반환 절차를 지원자에게 알립니다. |
| 반환 청구 기간 | 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 회사가 정하고, 이 기간에는 서류를 보관합니다. |
| 반환 청구를 받으면 | 본인인지 확인하고, 청구한 날부터 14일 이내에 보냅니다. 특수취급우편을 쓰되, 지원자가 원하면 합의한 방법으로 전달할 수 있습니다. |
| 청구 기간이 지나면 | 반환하지 않은 서류는 개인정보 보호법에 따라 파기합니다. |
홈페이지나 전자우편으로 받은 서류, 회사가 요구하지 않았는데 지원자가 스스로 낸 서류는 반환 대상이 아닙니다. 반환 비용은 원칙적으로 회사가 부담하되, 법이 정한 범위에서 지원자에게 부담하게 할 수 있습니다. 채용서류를 보관하지 않거나 반환 절차를 미리 알리지 않으면 300만 원 이하의 과태료 대상입니다. 반환 청구에 응하지 않거나, 기간이 지난 서류를 파기하지 않거나, 반환 비용을 정해진 범위보다 많이 지원자에게 부담시키면 고용노동부장관이 시정을 명할 수 있고, 이 시정명령을 따르지 않아도 300만 원 이하의 과태료 대상이 됩니다.
30명 미만 사업장에는 이 반환 절차가 적용되지 않지만, 개인정보 보호법에 따라 처리 목적을 이룬 개인정보는 지체 없이 파기해야 합니다. 떨어진 지원자의 서류를 기한 없이 쌓아 두지 않도록 파기 시점을 미리 정해 두세요.
보관하는 방법
- 직원별로 폴더를 만들고, 서류마다 3년을 세기 시작하는 날을 함께 적어 둡니다.
- 다른 법령 때문에 퇴직자의 개인정보를 계속 보존할 때는 재직자 자료와 분리해 저장·관리합니다.
- 파기할 때는 복구되지 않는 방법으로 처리하고, 언제 무엇을 파기했는지 남겨 두면 나중에 확인하기 쉽습니다.
근거와 참고 자료
근거: 근로자 명부와 계약 서류 3년 보존 — 「근로기준법」 제42조, 국가법령정보센터. 보존 대상 서류와 기산일 — 「근로기준법 시행령」 제22조, 국가법령정보센터. 과태료 — 「근로기준법」 제116조, 국가법령정보센터. 임금채권 소멸시효 — 같은 법 제49조, 국가법령정보센터.
근거: 근로자 명부 작성 — 「근로기준법」 제41조(국가법령정보센터), 기재사항 — 시행령 제20조(국가법령정보센터), 작성 예외 — 시행령 제21조(국가법령정보센터), 연소자 증명서 — 법 제66조(국가법령정보센터).
근거: 장부와 증거서류 5년 보존 — 「국세기본법」 제85조의3, 국가법령정보센터.
근거: 적용 범위(상시 30명 이상) — 「채용절차의 공정화에 관한 법률」 제3조(국가법령정보센터), 개인정보 요구 금지 — 제4조의3(국가법령정보센터), 채용서류 반환 — 제11조(국가법령정보센터), 시정명령 — 제12조(국가법령정보센터), 과태료 — 제17조(국가법령정보센터), 반환 이행 기간과 방법 — 같은 법 시행령 제2조(국가법령정보센터), 반환 청구 기간 — 시행령 제4조(국가법령정보센터).
근거: 최소 수집 — 「개인정보 보호법」 제16조 제1항(국가법령정보센터), 파기와 분리 보관 — 제21조(국가법령정보센터).
이 글은 일반적인 안내입니다. 회사별 보존 기한과 개인정보 처리 기준은 노무사, 세무 서류는 담당 세무사와 확인하세요.
