광교세무법인 경영세무통합솔루션
세무사 사무실에 기장을 맡기고 있는 회사도 신고철이 되면 질문 목록을 받습니다. 이 출금은 무엇에 쓴 돈인지, 이 매출은 거래가 끝났는지, 이 사람은 언제 입사했는지 같은 질문입니다. 이런 질문에 제때, 근거를 붙여 답하는 일은 회사 안에서만 할 수 있습니다.
세무사 사무실이 회사에 묻는 것
질문의 공통점은 서류만으로는 알 수 없는 사실이라는 점입니다.
- 돈을 쓴 목적과 받은 사람: 카드 전표와 통장 내역에는 가게 이름과 금액이 남을 뿐, 누구를 위해 왜 썼는지는 남지 않습니다.
- 거래가 끝났는지: 납품이나 서비스가 실제로 완료됐는지, 반품·취소·환불은 없었는지
- 입금이 어느 거래의 대금인지: 한 거래처에서 여러 건이 한꺼번에 들어오거나 금액이 맞지 않을 때
- 직원에 관한 사실: 입사·퇴사일, 근무한 시간, 수당을 준 이유
- 남은 물건: 연말 재고 수량과 상태
한 법인이 명절을 앞두고 법인카드로 선물 세트 30개(개당 5만 원, 모두 150만 원)를 샀다고 가정합니다. 카드 내역에는 판매처와 150만 원만 남습니다. 이 가운데 20개(100만 원)는 거래처에 보냈고 10개(50만 원)는 직원들에게 나눠 줬다면, 거래처에 보낸 몫은 기업업무추진비(예전 명칭 접대비)에 해당할 수 있어 연간 한도 계산에 들어가고, 직원에게 준 몫은 성격이 달라 따로 판단합니다. 어떻게 처리할지는 세무사 사무실이 정하지만, 받은 곳과 수량을 적은 명단은 선물을 보낸 그 주에 회사가 만들어 둬야 남습니다.
작년에 받은 질문 목록을 꺼내 보면 올해 받을 질문도 대부분 짐작할 수 있습니다. 해마다 되풀이되는 항목은 평소 쓰는 지출 기록이나 거래 대장에 칸으로 만들어 두세요. 그러면 신고철에 기억을 더듬는 대신 적어 둔 내용을 옮기기만 하면 됩니다.
두 역할이 만나는 곳
세무사는 납세자의 위임을 받아 세금 신고를 대리하고, 신고를 위한 장부 작성과 세무조정계산서 작성, 세금에 관한 상담과 자문, 세무조사 때 납세자 의견을 진술하는 일 등을 합니다. 「세무사법」이 세무대리로 정한 일이고, 어떤 지출이 비용이 되는지, 어느 항목으로 처리하는지 같은 세법 판단은 이 전문가의 몫입니다.
회사의 몫은 그 판단에 쓰일 사실을 기록하고 전달하는 일입니다. 두 일은 속도도 다릅니다. 세무사 사무실의 일은 원천세는 매달이나 반기, 부가가치세는 과세기간, 법인세와 종합소득세는 1년이라는 신고 주기를 따라 움직이지만, 거래는 매일 일어납니다. 몇 달 지나 신고 때 물으면 담당자도 기억하기 어렵습니다. 그래서 사실은 거래가 생긴 주에 적어 두고, 신고 주기에 맞춰 넘기는 흐름이 필요합니다.
신고 전, 신고 중, 신고 뒤에 회사가 챙길 일
- 신고 전: 거래마다 증빙과 목적 메모를 짝지어 두고, 세무사 사무실이 정한 날짜까지 자료를 넘깁니다.
- 신고 중: 질문 목록을 받으면 담당자를 정해 근거 자료와 함께 답합니다. 답이 늦을수록 사실을 충분히 확인하지 못한 채 기한에 쫓기게 됩니다.
- 신고 뒤: 신고서와 결산 자료의 매출, 매입, 인건비, 거래처 잔액을 회사 기록과 비교하고, 차이가 나는 곳은 이유를 물어 확인합니다.
이 세 가지를 경리 직원이 하든, 대표가 직접 하든, 외부에 맡기든 책임은 회사에 남습니다.
헷갈리는 일은 이렇게 나눠 봅니다
역할을 나눌 때는 거래의 배경을 설명하고 주요 사항을 확인·승인하는 일과, 자료를 정리하고 전문적으로 검토하는 일을 구분하면 됩니다. 회사는 거래의 목적과 실제 상황을 알려 주고 필요한 사항을 확인합니다. 자료 정리와 대사, 월 마감은 직접 하거나 맡길 수 있으며, 세법 적용과 세무신고는 담당 세무사가 수행합니다. 급여 계산과 4대보험 관련 업무도 계약 범위에 따라 담당과 절차를 정해 둡니다.
| 상황 | 회사가 준비할 것 | 세무사 사무실에 물을 것 |
|---|---|---|
| 이 지출이 비용으로 인정될까 | 거래 내용, 목적, 증빙 | 비용 인정 여부와 처리 항목 |
| 현금으로 하면 깎아 준다는 거래 | 거래 조건과 받을 수 있는 증빙 | 증빙과 세금에 미치는 영향 |
| 직원의 입사나 퇴사 | 근로계약 내용, 입·퇴사일, 급여 조건 | 원천징수 등 세무 처리. 4대보험 신고 담당은 회사가 미리 정함 |
| 이번 달 남은 돈, 다음 달 자금 | 월 마감, 자금 예정표(직접 작성하거나 맡긴 곳에서 받아 확인) | 예상 세액이 크게 바뀔 때 확인 |
| 거래처 대금이 들어오지 않음 | 거래처별 잔액 확인, 회수 요청 | 오래 못 받은 채권의 세무 처리 |
세무사 사무실이 좋은 판단을 하려면 좋은 재료가 필요합니다. 회사 안의 경리 관리는 그 재료를 제때, 정확하게 건네기 위한 일입니다.
