공동인증서를 다른 PC나 담당자에게 옮길 때 확인할 것

새 컴퓨터를 들였거나, 외근용 노트북에서 이체해야 하거나, 은행 업무를 새 담당자에게 넘길 때 공동인증서를 옮기게 됩니다. 은행 창구에 가지 않아도 기업뱅킹 인증센터에서 처리할 수 있습니다. 방법은 간단하지만, 옮기는 순간 회사 명의로 이체와 신고를 할 수 있는 열쇠가 하나 더 생긴다는 점을 먼저 짚고 가겠습니다.

먼저 알아 둘 점: 사본은 원본과 똑같이 쓰입니다

• 인증서는 파일입니다. 복사하면 원본과 구별되지 않는 사본이 하나 더 생깁니다. 파일을 복사하는 일 자체에는 비밀번호가 필요하지 않을 수 있습니다.
• 비밀번호는 사본마다 따로 걸려 있습니다. 내 PC의 인증서 비밀번호를 바꿔도, 이미 다른 사람이 복사해 간 사본은 예전 비밀번호로 계속 쓸 수 있습니다.
• 그래서 "누가 사본을 갖고 있는가"가 관리의 핵심입니다. 사본이 어디에 몇 개 있는지 모르게 되면, 확실하게 막는 방법은 인증서를 폐지하고 새로 발급받는 것뿐입니다.

이 점을 알고 나면, 옮기기 전에 "이 사람에게 정말 이 인증서가 필요한가"부터 따지게 됩니다.

담당자에게 필요한 인증서는 무엇인가

은행이 발급하는 기업용 공동인증서는 용도에 따라 종류가 나뉩니다. 한 은행(우리은행)의 기업용 안내를 예로 들면 다음과 같습니다. 은행마다 이름과 범위가 다를 수 있습니다.

세금계산서 발급만 맡는 담당자라면 이체까지 되는 인증서를 넘길 이유가 없습니다. 홈택스와 손택스는 금융인증서, 사업자용·개인용 간편인증, 모바일신분증 등으로도 로그인할 수 있고, 전자세금계산서 발급은 범용이나 전자세금계산서 발급용 공동·금융인증서, 사업자용 간편인증으로도 할 수 있습니다. 대표의 인증서를 복사해 주는 대신 담당자 업무에 맞는 수단을 따로 마련할 수 있는지 먼저 확인하세요.

옮기는 방법

인증서는 기업뱅킹 인증센터의 공동인증서 관리 메뉴에서 옮깁니다. 앞의 은행을 예로 들면 인증서 관리 메뉴에 조회, 복사, 내보내기·가져오기, 삭제, 암호 변경, 효력 정지·회복 기능이 모여 있습니다. 은행마다 메뉴 이름과 기능은 조금씩 다릅니다.

담당자가 바뀌거나 사본의 행방이 불분명할 때

예전 담당자가 인증서를 받아 간 적이 있다면, 비밀번호만 바꾸는 것으로는 부족합니다. 그 사람의 PC, USB, 스마트폰에 남은 사본을 모두 지웠다고 확신할 수 없다면 인증서를 폐지하고 새로 발급받는 것을 기본으로 삼으세요. 인증서가 새어 나갔다고 의심될 때도 앞의 은행은 공동인증기관에 알려 바로 폐지하고 다시 발급받으라고 안내합니다.

새 인증서를 발급받은 뒤에는 거래 은행, 홈택스 등 인증서를 등록해 쓰던 곳에 새 인증서를 다시 등록해야 하는지도 함께 확인합니다.

보관 요령

• PC 하드디스크보다 USB 같은 이동식 저장매체에 두고, 인증서를 기기 밖으로 복사하기 어렵게 만든 보안토큰을 쓰면 유출 위험을 더 줄일 수 있습니다.
• 포털 메일, 웹 저장공간, 파일 공유 서비스에 인증서 파일을 보관하지 않습니다.
• 비밀번호는 영문·숫자·특수문자를 섞어 10자리 이상으로 만들고, 이메일이나 포털 비밀번호와 다르게 씁니다.
• 여러 사람이 함께 쓰는 공공장소 컴퓨터에서는 인증서를 쓰지 않습니다.
• 백신 프로그램과 보안 패치를 최신으로 유지합니다.

사본과 만료일을 한 표로 관리합니다

공동인증서에는 유효기간이 있어 기간 안에 갱신해야 계속 쓸 수 있고, 만료일은 인증센터의 인증서 조회 화면에서 확인할 수 있습니다. 사본이 있는 곳과 만료일을 한 표에 적어 두면, 담당자가 바뀔 때 폐지·재발급이 필요한지 바로 판단할 수 있습니다.