광교세무법인 경영세무통합솔루션
경리 업무의 출발점은 거래입니다. 물건을 팔고, 비용을 쓰고, 급여를 주고, 대금을 받는 일은 회사 곳곳에서 매일 생깁니다. 경리는 이 흩어진 거래를 빠짐없이 모으고, 실제 거래와 맞는지 확인하고, 정해진 틀로 정리해, 대표가 판단할 수 있는 숫자로 만드는 일을 합니다.
경리 업무의 네 단계
| 단계 | 하는 일 | 놓치면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 모으기 | 세금계산서, 카드 영수증, 현금영수증, 통장 내역, 계약서, 거래명세서, 근태 기록을 한곳에 모읍니다. | 장부에서 거래가 빠지거나, 신고 직전에 자료를 찾느라 시간이 몰립니다. |
| 맞추기 | 거래와 증빙, 입금과 매출, 출금과 비용을 짝지어 보고, 받을 돈과 줄 돈을 거래처별로 대조합니다. | 용도를 모르는 출금이 쌓이고, 받지 못한 대금을 늦게 알아챕니다. |
| 정리하기 | 거래를 항목별로 분류하고, 매달 마감해 장부를 확정하고, 세무사 사무실에 넘길 자료를 준비합니다. | 1년 치 정리가 결산 시기에 한꺼번에 몰립니다. |
| 보고하기 | 정리한 숫자를 대표가 보기 쉬운 형태로 만들어 매달 전달합니다. | 장부는 있어도 대표가 회사 사정을 숫자로 판단하지 못합니다. |
앞의 세 단계는 마지막 단계를 위한 준비입니다. 모으고 맞추고 정리했더라도 대표에게 전달되지 않으면 경리 업무는 절반만 끝난 셈입니다.
세법이 지출 증빙으로 정한 것은 세금계산서와 계산서, 신용카드나 직불카드 등으로 결제한 매출전표, 현금영수증입니다. 장부와 증거서류는 원칙적으로 해당 세금의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 하므로, 모으는 단계에서부터 보관 방법을 정해 두는 것이 좋습니다.
한 달의 흐름
회사마다 다르지만, 경리 업무는 대체로 아래와 같은 주기로 돌아갑니다.
- 매일·매주: 새로 생긴 증빙을 모으고, 통장·카드 내역의 용도를 기록하고, 발행할 세금계산서를 처리합니다.
- 매달 10일 무렵: 전달에 원천징수한 소득세를 냅니다. 원칙은 징수한 달의 다음 달 10일까지이고, 요건을 갖춘 사업자는 반기별로 낼 수 있습니다.
- 월말·월초: 급여 계산 자료를 정리하고, 한 달 거래를 마감해 받을 돈·줄 돈과 통장 잔액을 맞춘 뒤 대표에게 보고합니다.
- 신고 시기: 부가가치세, 법인세나 종합소득세 신고 전에 세무사 사무실이 요청하는 자료를 정리해 넘기고, 질문에 답합니다.
매달 마감을 해 두면 신고 시기에 할 일은 이미 정리된 자료를 넘기는 정도로 줄어듭니다. 반대로 마감 없이 신고 시기만 챙기면, 몇 달 전 거래의 용도를 그때 가서 확인해야 합니다.
마감할 때 무엇을 맞춰 두나
경리 업무가 제대로 돌아가는지는 매달 마감 때 아래 항목이 맞춰져 있는지로 확인할 수 있습니다. 맞지 않는 항목은 숨기지 않고 목록으로 남겨 두는 것까지가 마감입니다.
| 맞춰 볼 것 | 무엇과 맞추나 | 마감 기준 |
|---|---|---|
| 통장 잔액 | 은행에서 조회한 잔액과 장부의 잔액 | 월말 기준으로 두 숫자가 같거나, 다른 이유가 적혀 있음 |
| 카드 사용분 | 카드사 이용 내역과 증빙·용도 기록 | 용도를 모르는 결제는 대표에게 물을 목록으로 따로 모음 |
| 매출 발행 | 납품·서비스를 마친 기록과 발행한 세금계산서 | 끝난 거래 가운데 발행이 빠진 건이 없음 |
| 받을 돈 | 거래처별 잔액과 실제 입금 | 입금 약속일이 지난 금액을 거래처별로 표시 |
| 급여 | 근태 기록, 급여 대장, 이체 내역 | 원천징수한 세금을 내는 날(다음 달 10일)보다 먼저 확정 |
| 세무사 사무실 요청 자료 | 받은 요청 목록과 보낸 자료 | 요청받은 날짜까지 빠짐없이 전달 |
마감이 끝나면 결과를 대표에게 짧게 보고합니다. 이번 달 손익과 통장 잔액, 거래처별 미수 목록, 대표가 답해야 할 질문 목록, 다가오는 세금 일정 정도면 충분합니다. 보고 형식보다 매달 같은 날에 나오는지가 더 중요합니다.
경리 업무에 다른 일이 섞일 때
작은 회사에서는 경리 담당자가 전화 응대, 비품 구매, 발주, 총무 일을 함께 맡는 경우가 많습니다. 일이 섞이는 것 자체는 문제가 아닙니다. 다만 급한 일에 밀려 마감과 보고가 뒤로 미뤄지기 쉬우니, 다음 두 가지는 정해 두는 편이 좋습니다.
- 마감 날짜: 매달 며칠까지 마감하고 며칠에 보고받을지 날짜를 정합니다.
- 돈을 내보내는 사람과 기록하는 사람: 가능하다면 지출을 승인·실행하는 사람과 기록·확인하는 사람을 나눕니다. 나누기 어렵다면 대표가 매달 통장 잔액과 보고 숫자를 직접 맞춰 봅니다.
세금 신고와 세법 판단은 세무사 사무실의 일이고, 경리 업무는 그 판단에 쓰일 사실과 자료를 갖추는 일입니다. 경리 업무를 회사 안에서 하든 맡기든, 거래 사실을 알려 주고 마감 결과를 확인하는 일은 회사에 남습니다. 경리 담당자를 평가하거나 경리 업무를 새로 맡길 때는 바쁜 정도보다 위의 마감이 매달 같은 날 끝나는지를 기준으로 보면 됩니다.
