법인카드 사용 내역, 카드사 자료만 있으면 충분할까요?

카드사에서 내려받은 법인카드 내역에는 결제 일시, 가맹점 이름, 금액이 정확히 찍혀 있습니다. 이것으로 기록이 다 된 것처럼 보이지만, 세법상 회사 비용으로 볼 수 있는지 판단하는 데 필요한 정보는 그 안에 없습니다. 카드를 쓴 사람만 알고 있는 사실이 빠져 있기 때문입니다.

카드사 자료가 알려 주는 것과 알려 주지 않는 것

이 빈칸이 채워지지 않은 결제는 업무 관련성을 보여 주기 어렵습니다. 법인이 쓴 돈 가운데 업무와 직접 관련이 없다고 보는 금액은 법인세를 계산할 때 비용에서 빠지고, 임원이나 직원이 사적으로 쓴 것이라면 그 사람의 상여, 곧 근로소득으로 처리될 수 있습니다. 사업과 직접 관련 없는 지출이라면 카드 매출전표로 공제받은 부가가치세 매입세액도 공제되지 않습니다. 설명과 근거는 업무 관련성을 판단하는 데 도움이 되지만, 비용 인정과 매입세액 공제 여부는 지출의 성격과 법정 요건을 함께 따져야 합니다.

결제마다 남길 것은 누가, 왜, 무엇을

세 가지가 적혀 있으면 결제한 사람이 아니어도 업무 관련성을 판단할 수 있습니다.

기록은 결제한 그날 남겨야 쓸모가 있습니다

한 달 치 내역을 모아 용도를 한꺼번에 묻는 방식이라면, 답을 받을 즈음에는 이미 몇 주가 흘러 있습니다. 결제한 사람도 그날 누구와 무슨 일로 만났는지 정확히 떠올리기 어렵고, 주문 화면이나 품목이 적힌 영수증은 찾기 힘들어집니다. 사용자가 여럿이면 되묻고 다시 모으는 일도 사람 수만큼 늘어납니다.

설명을 더 꼼꼼히 붙여 둘 결제

모든 결제에 긴 설명이 필요하지는 않습니다. 사무실 근처 문구점의 소모품처럼 가맹점만 봐도 용도가 짐작되는 결제는 품목만 확인하면 됩니다. 시간을 들여 볼 것은 내역만으로는 회사 일인지 개인 일인지 가르기 어려운 결제입니다.

• 가맹점이 결제대행업체로만 나와 무엇을 샀는지 알 수 없는 온라인 결제
• 여러 사람이 함께한 식사나 술자리
• 토요일·일요일·공휴일, 또는 업무 시간이 끝난 뒤의 결제
• 사무실이나 거래처가 없는 지역, 또는 사용자 집 근처에서 되풀이되는 결제
• 마트, 백화점, 미용처럼 가정에서도 흔히 쓰는 업종의 결제

이런 결제가 곧 문제라는 뜻은 아닙니다. 업무에 쓴 것이 맞다면 그 사실을 보여 줄 기록을 조금 더 꼼꼼히 붙여 두면 됩니다.

거래처를 대접한 결제는 법인 명의 카드로

거래처를 대접하는 데 쓴 돈은 세법에서 기업업무추진비로 따로 다룹니다. 한 번에 3만 원(경조금은 20만 원)을 넘으면 신용카드 등 법이 정한 방법으로 지출해야 비용으로 인정되며, 이때 카드는 그 법인 명의로 발급받은 것이어야 합니다. 직원이 자기 카드로 먼저 내고 나중에 돌려받는 방식으로는 이 요건을 채울 수 없으니, 접대 자리는 회사 카드로 결제하도록 정해 두는 편이 안전합니다.

회사 안의 규칙은 짧게 정합니다

1. 카드마다 책임자를 정합니다. 한 장을 여럿이 쓴다면 결제할 때마다 누가 썼는지 알 수 있게 합니다.
2. 기록할 곳을 한 군데로 정합니다. 공유 문서든 사내 메신저든 괜찮지만, 여러 곳에 흩어지면 나중에 찾는 데 시간이 더 듭니다.
3. 당일 기록을 원칙으로 합니다. 결제 직후 누가·왜·무엇을 한 줄로 적고, 주문 화면이나 참석자 명단 사진을 같이 올립니다.
4. 쓸 수 있는 용도와 한도를 미리 정합니다. 접대, 출장, 소모품처럼 용도를 정해 두면 판단이 필요한 결제 자체가 줄어듭니다.

처음부터 모든 카드에 적용하지 않아도 됩니다. 이번 달에는 사용자가 가장 많은 카드 한 장부터 당일 기록을 시작해 보세요.