광교세무법인 경영세무통합솔루션
"지난번 대금이 아직 안 들어왔는데요." 거래처에서 이런 연락이 오면 먼저 당황하게 됩니다. 반대로 우리 장부에는 받을 돈이 남아 있는데 거래처는 이미 다 보냈다고 하는 경우도 있습니다. 어느 쪽이든 누가 틀렸는지 따지기 전에, 양쪽 숫자가 어디서 갈라졌는지부터 찾는 것이 순서입니다.
1단계: 우리 쪽 숫자를 한 장으로 모읍니다
먼저 그 거래처와의 거래만 따로 모은 자료가 필요합니다. 장부 프로그램이나 담당 세무사 사무실에서 받을 수 있는 거래처별 원장이 가장 좋습니다.
한 거래처와의 거래를 날짜 순서대로 적고, 외상으로 생긴 금액(세금계산서 등)과 실제로 주고받은 금액, 그때마다 남은 잔액을 보여 주는 장부입니다. 받을 돈(외상매출금)과 줄 돈(외상매입금)을 거래처 단위로 볼 수 있습니다.
원장을 볼 때는 두 가지를 정해 둡니다.
- 기준일: 몇 월 며칠 현재 잔액을 비교할지 정합니다. 양쪽이 다른 날짜로 비교하면 차이가 없는데도 있는 것처럼 보입니다.
- 출발점: 마지막으로 잔액이 맞았던 시점을 찾습니다. 그 뒤의 거래만 맞춰 보면 됩니다.
원장과 함께 그 기간의 세금계산서 목록(홈택스에서 발급·수취 내역을 조회할 수 있습니다)과 통장 입출금 내역을 옆에 놓으면 준비가 끝납니다.
2단계: 차이가 생기는 흔한 원인을 차례로 봅니다
잔액 차이의 원인은 대부분 아래 가운데 하나입니다. 위에서부터 확인하면 대개 빨리 찾습니다.
| 원인 | 어떻게 생기나 | 확인 방법 |
|---|---|---|
| 시점 차이 | 우리는 월말에 보냈는데 거래처는 다음 달 입금으로 기록했거나, 세금계산서를 한쪽만 먼저 장부에 넣은 경우 | 기준일 전후 며칠의 거래를 따로 봅니다. |
| 묶어서 보낸 대금 | 여러 달 치를 한 번에 보내거나 나눠 보내서 어느 세금계산서에 대한 돈인지 연결되지 않은 경우 | 이체 한 건마다 어느 세금계산서분인지 짝을 지은 표를 만듭니다. |
| 보낸 사람 이름 불일치 | 대표 개인 계좌나 관계회사 계좌에서 보냈거나, 받는 쪽 통장 표시를 바꿔 보내 거래처가 누구 돈인지 모르는 경우 | 은행에서 이체확인증을 발급해 날짜·금액·계좌를 함께 보냅니다. |
| 세금계산서 누락·중복 | 한쪽에만 있는 세금계산서, 같은 거래를 두 번 발급한 경우, 수정세금계산서를 한쪽만 반영한 경우 | 양쪽 세금계산서 목록을 작성일자와 금액으로 한 줄씩 대조합니다. |
| 차감·상계 | 반품, 할인, 송금 수수료 차감, 서로 주고받을 돈을 맞바꾸기로 한 금액 | 합의한 문서나 메일이 있는지 보고, 양쪽 장부에 같은 방식으로 반영됐는지 봅니다. |
| 장부 입력 실수 | 입금이나 지급을 다른 거래처로 잘못 입력한 경우 | 같은 날 같은 금액이 다른 거래처 원장에 있는지 찾아봅니다. |
3단계: 거래처에 잔액 확인을 요청합니다
우리 쪽을 정리했는데도 차이가 남으면, 거래처와 같은 기준으로 숫자를 맞춥니다. 전화로 이야기를 주고받기보다 메일 같은 문서로 보내면 서로 무엇을 비교했는지 남습니다.
- 기준일과 우리 장부의 잔액을 적습니다.
- 그 잔액을 만든 거래 명세를 붙입니다. 기간 중 세금계산서 목록과 입금·지급 내역, 필요하면 이체확인증입니다.
- 거래처 장부의 잔액과 다르면 어느 거래가 다른지 표시해 회신해 달라고 요청합니다.
계산을 단순하게 하려고 반품·수수료·상계는 없다고 가정합니다. 9월 30일 기준 우리 장부에는 △△상사에서 받을 돈이 385만 원 남아 있습니다. 그런데 △△상사가 회신한 잔액은 275만 원입니다. 차이는 385만 원 − 275만 원 = 110만 원입니다.
세금계산서 목록을 한 줄씩 맞춰 보니, 우리가 9월 30일 자로 발급한 110만 원짜리 세금계산서를 △△상사는 10월 장부에 넣었습니다. 어느 달 장부에 넣었는지의 시점 차이이므로, 이 세금계산서를 양쪽이 같은 달에 반영하면 잔액이 같아집니다.
원인을 찾았으면 무엇을 어떻게 맞추기로 했는지 짧게 적어 두세요. 같은 거래처와 다음에 잔액을 맞출 때 출발점이 됩니다.
받을 돈은 오래 두지 않습니다
우리가 받을 돈이 맞는데 확인 없이 시간이 흐르면, 회수 가능성만 낮아지는 것이 아닙니다. 법으로 청구할 수 있는 기간(소멸시효)이 지날 수 있습니다. 예를 들어 상인이 판매한 상품의 대가는 3년, 상행위로 생긴 채권은 다른 법에 더 짧은 기간이 없으면 5년 동안 행사하지 않으면 소멸시효가 완성됩니다. 거래마다 어떤 기간이 적용되는지, 시효를 멈추려면 무엇을 해야 하는지는 거래 내용에 따라 다르니 오래된 채권이 있다면 전문가와 확인하세요.
평소에 해 두면 차이가 줄어드는 것
- 대금을 보낼 때 어느 세금계산서분인지 적어 두고, 여러 건을 묶어 보낼 때는 거래처에 명세를 함께 보냅니다.
- 대금은 회사 명의 계좌에서 보내고 받습니다.
- 한 달에 한 번 거래처별 원장의 잔액을 확인하고, 약속한 날이 지난 받을 돈은 따로 표시합니다.
- 거래가 많은 거래처와는 분기나 반기마다 잔액을 서로 확인해 둡니다.
잔액 확인은 문제가 생긴 뒤에 하면 기억과 자료를 거꾸로 찾아야 하지만, 정해진 날에 하면 몇 줄 대조로 끝납니다. 이번 달에는 거래가 가장 많은 거래처 한 곳부터 기준일을 정해 잔액을 맞춰 보세요.
