같은 금액이 두 번 찍힌 통장, 어느 거래처에 보낸 돈일까요?

거래처에서 대금을 확인해 달라는 연락이 왔는데, 통장을 열어 보고도 바로 답하지 못하는 때가 있습니다. 가상의 상황 하나로 시작해 보겠습니다.

이런 일은 대개 이체할 때 생깁니다. 보기 편하도록 내 거래내역에 남을 글자를 거래처 이름 대신 '부품대', '임차료', '카드값'처럼 돈의 성격으로 바꿔 적으면, 당장은 한눈에 알아보기 쉽지만 누구에게 보낸 돈인지가 통장에서 사라집니다.

통장에 찍히는 글자는 이체 화면에서 정해집니다

인터넷뱅킹 이체 화면에는 보통 두 가지 표시 칸이 있습니다. 하나는 내 거래내역에 남을 글자, 다른 하나는 받는 쪽 통장에 찍힐 글자입니다. 은행마다 칸 이름과 글자 수 제한이 다르고, 칸을 비워 두었을 때 무엇이 찍히는지도 다를 수 있습니다.

문제는 내 거래내역 쪽 칸이 메모 칸처럼 보인다는 점입니다. 은행에 따라서는 여기에 적은 글자가 받는 사람 이름을 대신해 거래내역에 남습니다. 거래하는 은행의 이체 화면 안내 문구를 한 번 읽어 보고, 이 칸이 이름을 덮어쓰는 방식이라면 비워 두는 것을 원칙으로 정해 두세요.

거래처 이름이 남아 있어야 맞춰 볼 수 있는 것

• 세금계산서와 대금의 짝: 받은 세금계산서마다 그 대금을 언제 보냈는지 이어 붙일 수 있습니다.
• 거래처별 잔액: 거래처마다 아직 보내지 않은 돈이 얼마인지 셀 수 있습니다.
• 한 해 동안의 거래 규모: 결산이나 거래처 정리 때 거래처별 합계를 바로 낼 수 있습니다.

장부를 정리하는 사람은 회사 담당자든 세무사 사무실이든 통장 거래를 대개 이 순서로 확인합니다. 거래처 이름이 비어 있는 출금은 하나하나 되물어야 하고, 앞의 예시처럼 금액이 같은 거래가 겹치면 되물어도 바로 답하기 어렵습니다.

무슨 돈인지는 이름 말고 다른 곳에 적습니다

1. 이체가 끝난 뒤 거래내역에 메모를 붙입니다. 조회 화면에 메모를 달 수 있는 은행이라면 이 기능을 씁니다. 거래처 이름은 그대로 두고 설명만 덧붙는 방식입니다.
2. 메모 기능이 없다면 회사 지출 목록에 적습니다. 날짜, 금액, 받은 곳, 용도, 관련 세금계산서의 달을 한 줄로 남깁니다.
3. 받는 쪽 표시 칸에는 우리 회사 이름을 둡니다. 거래처가 누가 보낸 돈인지 바로 알 수 있어야 합니다. 여러 달 치를 한 번에 보낼 때는 거래처에 따로 명세를 보내 두면 잔액을 맞추기 쉬워집니다.

앞의 예시라면 통장에는 '○○정밀'과 '△△금속'이 각각 남고, 메모나 지출 목록에 '6월 부품 대금'이 붙는 모습이 됩니다.

사업용 통장을 따로 쓰는 것은 의무이기도 합니다

사업 거래와 개인 생활비가 한 통장에서 오가면, 결산 때 사업 비용만 따로 골라내는 데 품이 많이 듭니다. 개인사업자 가운데 복식부기의무자는 사업용계좌를 세무서에 신고하고 정해진 거래에 쓸 의무가 있습니다. 복식부기의무자인지는 업종과 직전 연도 수입금액으로 정해지므로, 담당 세무사와 확인해 두세요.

법인은 처음부터 회사 명의 통장을 쓰므로 이 신고 대상은 아닙니다. 다만 대표가 회사 통장에서 사적인 용도로 돈을 꺼내거나 자기 돈을 넣었다면, 그 날짜와 이유를 바로 적어 두어야 결산 때 용도가 정해지지 않은 출금으로 남지 않습니다.

월말에 10분만 들여 확인할 것

• 월말 통장 잔액과 장부의 예금 잔액이 같은가
• 받는 사람 이름 없이 내용만 찍힌 출금이 새로 생기지 않았는가
• 이번 달 받은 세금계산서마다 짝이 되는 출금이 있는가, 아직 보낼 돈은 얼마인가
• 현금으로 찾은 돈이 있다면 어디에 썼는지 영수증과 메모가 있는가

통장 표시를 거래처 이름 그대로 두는 것은 작은 습관이지만, 대금 확인 연락을 받았을 때 답하는 속도를 크게 바꿉니다. 다음 이체부터 내 통장 표시 칸을 비워 두는 것으로 시작해 보세요.