세무사 사무실에는 어떤 자료를 언제 넘겨야 할까요?

전자세금계산서, 카드 매출·매입, 현금영수증처럼 국세청 전산에 모이는 자료는 숫자를 모으기가 비교적 쉽습니다. 하지만 그 결제가 무엇을 위한 것이었는지, 창고에 물건이 얼마나 남았는지, 누구에게 얼마를 지급했는지는 회사가 알려 주지 않으면 알 길이 없습니다. 회사가 챙길 일은 이런 정보를 정해진 시점에 넘기고, 돌아온 결과물을 회사 기록과 맞춰 보는 것입니다.

넘길 시점 한눈에 보기

사람에게 돈을 준 달

직원 급여, 일용근로자 일당, 프리랜서 대가를 지급하면 회사가 세금을 떼어(원천징수) 다음 달 10일까지 신고하고 냅니다. 떼어 낸 소득세의 10%는 개인지방소득세로 함께 떼어 지방자치단체에 냅니다. 직원 수 등 요건을 갖춰 승인을 받은 회사는 반기에 한 번 몰아서 낼 수 있으니, 우리 회사가 어느 방식인지 먼저 확인해 두세요.

지급 뒤 제출할 명세서도 있습니다.

• 일용근로자: 인적 사항, 근무일, 일당을 넘깁니다. 지급한 달의 다음 달 말일까지 지급명세서를 냅니다.
• 프리랜서(원천징수 대상 사업소득): 인적 사항, 지급일, 지급액을 넘깁니다. 지급한 달의 다음 달 말일까지 간이지급명세서를 냅니다.
• 직원: 직원별 지급액과 비과세 항목, 공제 내역이 담긴 급여대장을 넘깁니다.

세무사 사무실이 신고서와 납부서를 준비할 여유가 있도록, 자료를 넘길 날짜는 기한보다 며칠 앞으로 서로 약속해 두세요. 입사·퇴사·급여 변동은 4대보험 신고와도 연결되므로, 그 신고를 누가 맡는지 정하고 그 담당에게도 같은 날 알립니다.

용도는 회사만 압니다

통장과 카드 내역에는 금액과 거래처 이름만 남습니다. 거래처 이름만으로 성격을 알 수 없는 출금, 대표 개인 계좌와 오간 돈, 현금으로 치른 비용은 월말에 짧게 용도를 적어 보내세요. 종이로 받은 세금계산서와 영수증도 이때 사진이나 스캔으로 보냅니다.

부가세 신고 기간이 다가오면 세무사 사무실이 필요한 자료 목록을 보내옵니다. 목록에 있는 항목마다 회사 자료가 있는지 표시해 돌려보내고, 카드 결제 가운데 사업 관련 여부가 애매한 건은 표시해 판단을 요청합니다. 회사가 집계한 세금계산서 매출·매입 합계를 함께 보내 두면, 신고서가 나온 뒤 비교할 기준이 됩니다.

결산 전에 회사가 채울 숫자

결산은 한 해 장부를 마감해 이익을 확정하는 일입니다. 통장과 전산 자료로는 알 수 없는 숫자가 몇 가지 있습니다.

• 기말 재고: 결산일에 실제로 남아 있는 수량과 단가. 재고 금액이 틀리면 매출원가가 틀리고, 그만큼 이익도 달라집니다. 수량을 월말마다 기록해 두면 결산일 수량을 맞추기 쉽고, 차이가 생긴 달도 거슬러 찾을 수 있습니다.
• 대출: 금융기관별 잔액, 한 해 동안 낸 이자, 새로 받거나 갚은 대출
• 정부 지원금·보조금: 받은 날짜와 금액, 쓰임이 정해진 돈인지 여부
• 자산: 새로 산 차량·설비·비품의 계약서와 대금 내역, 팔거나 버린 자산
• 거래처별 잔액: 받을 돈과 줄 돈. 거래처가 알고 있는 금액과 다르면 먼저 원인을 찾습니다.
• 대표와 회사 사이의 돈: 용도가 정리되지 않은 출금과 입금

일반적인 경우 12월 결산 법인은 이듬해 3월 말까지 법인세를, 개인사업자는 5월 말까지 종합소득세를 신고합니다. 결산 자료는 이보다 넉넉히 앞서 넘겨야 세무사 사무실이 검토할 시간이 생깁니다.

주고받는 규칙

• 회사 쪽 창구는 한 사람으로 정합니다. 여러 사람이 각자 보내면 빠지거나 겹칩니다.
• 공유 폴더를 하나 두고, 파일 이름에 기간과 종류를 붙입니다. 예: 2026-09_급여대장
• 보낸 자료는 받았다는 회신을 받아 둡니다.
• 결산 전에도 중간 손익을 받아 보고 싶다면, 그 범위와 비용을 계약 조건으로 미리 정해 둡니다.

돌아온 결과물 확인

원천세 신고 내역은 인원과 지급액을 급여대장 합계와, 부가세 신고서는 매출·매입 합계를 회사 집계와, 결산 재무제표는 통장·대출 잔액과 재고를 회사가 넘긴 숫자와 비교합니다. 다른 곳이 보이면 어느 거래에서 생긴 차이인지 물어보면 되고, 이렇게 한 번씩 맞춰 보는 과정에서 양쪽 기록이 함께 정확해집니다.